TPD Bilimsel Toplantılar Düzenleme Kurulu ve Alt Kurullarının Kuruluş ve Çalışma Yönergesi 21.07.2007 tarihli MYK kararı ile yürürlüğe girmiştir
Türkiye Psikiyatri Perneği Bilimsel Toplantılar Düzenleme Kurulu ve Alt Kurullarının Kuruluş ve Çalışma Yönergesi
Amaç Madde 1- Bu yönerge Türkiye Psikiyatri Derneği Bilimsel Toplantılar Yönetmeliği’nce Bilimsel Toplantı Düzenleme Kurulu (BTDK)’nun düzenlemekle görevli olduğu ulusal ya da uluslararası bilimsel toplantıların düzenlenmesiyle ilgili olarak BTDK ve alt kurullarının kuruluş ve çalışma ilkelerini, görev tanımlarını belirlemeyi amaçlar. Kapsam Madde 2- Bu yönerge Türkiye Psikiyatri Derneği’nce düzenlenen, Bilimsel Toplantılar Yönetmeliği’nce BTDK’nın düzenlemekle görevli olduğu ulusal ya da uluslararası bilimsel toplantıların tümünü kapsar. Tanımlar Madde 3- Bu yönergede geçen bazı terimler ve kısaltmalar aşağıdaki anlamda kullanılmıştır: TPD: Türkiye Psikiyatri Derneği MGK: Merkez Genel Kurulu MYK: Merkez Yönetim Kurulu MEK: Merkez Eşgüdüm Kurulu BÇB: Bilimsel Çalışma Birimi UPK: Ulusal Psikiyatri Kongresi YT-BS: Yıllık Toplantı - Bahar Sempozyumu DK: Düzenleme Kurulu İSDS: İlaç Sanayi Destekli Sempozyum KDK: Kongre Düzenleyici Kuruluş BTDK: Bilimsel Toplantı Düzenleme Kurulu DAK: Düzenleme Alt Kurulu BPAK: Bilimsel Program Alt Kurulu PSBAK: Poster ve Sözel Bildiri Alt Kurulu SPAK: Sosyal Program Alt Kurulu ÖAK: Ödül Alt Kurulu BTDK-YK: BTDK-Yürütme Kurulu BTY: Bilimsel Toplantılar Yönetmeliği Bilimsel Toplantı Düzenleme Kurulu Kuruluş ve Görevleri Madde 4- BTDK, Bilimsel Toplantılar Yönetmeliği’ne göre kurulmuş olup bu yönetmelikte görev alanında tanımlanan ve atanmış olduğu yıldan 2 ve 3 yıl sonraki ulusal ya da uluslararası bilimsel toplantıların düzenlenmesiyle görevli ve MYK’ya karşı sorumludur. Madde 5- BTDK ilk toplantısını BTY’de tanımlanan şekilde atanmış yeni üyeleriyle TPD Genel Merkez ve şubelerinin olağan genel kurullarının yapıldığı yıllardaki UPK’da yapar. BTDK genel toplantıları biri UPK’da, biri de YT-BS’de olmak üzere yılda en az 2 kez yapılır. Bunlar dışında yapılması kararlaştırılan toplantılar en az giderle gerçekleştirilecek şekilde planlanır. BTDK genel toplantıları ve alt kurul toplantılarının giderleri MYK bütçesinden karşılanır. BTDK genel toplantılarına TPD Genel Başkanı, bulunmadığı durumlarda Bilimsel Toplantılar Sekreteri başkanlık eder. Madde 6- BTDK çalışmalarını genel toplantı, beş alt kurul ve alt kurul başkanlarından oluşan BTDK-YK ile yürütür. Alt kurullar BTDK genel toplantısında seçilen bir başkan ve gönüllü BTDK üyelerinden oluşur.
Madde 7- BTDK’nın görevleri ve çalışma ilkeleri aşağıdadır: 7.1- Göreve gelen her BTDK kurulduğu ilk yıl içinde sempozyum, çalışma grubu, kurs, konferans ve derslerin nasıl yapılması gerektiği ve standartlarının belirlenmesi ile ilgili gerekli gördüğü çalışmaları yapar, anketler düzenler ve yıllık toplantı ya da Ulusal Kongre içinde yapılacak forumla ilgili önerilerini MYK’ya sunar. MYK bilimsel toplantılarla ilgili bir forum yapılmasına karar verirse forumu BTDK başkanı yönetir, sonuçlarını BTDK değerlendirir ve TPD üyeleriyle paylaşır. 7.2- BTDK, TPD-BTY’ de tanımlandığı şekilde UPK ve YT-BS’nun akışı içinde ya da uydusu olarak yer alan her türlü sempozyumun düzenlenmesinden, uydu sempozyum düzenleme kurulu ile eşgüdümün sağlanmasından sorumludur. 7.3- Bilimsel toplantıların düzenlenmesinde TPD tüzel metinlerine uygun olarak destekleyici kuruluşlarla ilişki kurmak, sürdürmek, İSDS’nin içeriği ve uygulamasının TPD tüzel metinlerine uygunluğunu sağlamak BTDK’nın sorumluluğundadır. 7.4- UPK ve YT-BS’nun hangi kentte düzenleneceği BTDK tarafından belirlenir, en az iki yıl önceden ilan edilir. Madde 8- BTDK Başkanı BTDK, BTDK-YK ve BPAK’nın eşgüdümünden sorumludur. 8.1- BTDK-YK ve BPAK’nın toplantılarına başkanlık etmek. 8.2- Bilimsel toplantı düzenleme işinin verileceği KDK seçim sürecinde DAK başkanı ve MYK görevlilerine eşlik eder. Seçilen KDK ile yapılan sözleşmeleri TPD adına MYK Genel Başkanı ve MYK Saymanı ile birlikte imzalamak. BTDK Yürütme Kurulu Kuruluş ve Görevleri Madde 9- BTDK-YK Bilimsel Program Alt Kurulu, Düzenleme Alt Kurulu, Poster ve Sözel Bildiri Alt Kurulu, Sosyal Program Alt Kurulu ve Ödül Alt Kurulu başkanlarından oluşur. BPAK Başkanı aynı zamanda BTDK-YK başkanıdır. Madde 10- BTDK-YK, düzenlemekle görevli olduğu bilimsel toplantılarla ilgili aşağıdaki görevleri yerine getirir. 10.1- Düzenlemekle görevli olduğu bilimsel toplantıların hazırlığında alt kurulların ilgili yönetmelikler, yönergeler ve BTDK kararları doğrultusunda çalışmasını ve alt kurul çalışmalarının eşgüdüm içinde yürütülmesini sağlamak. 10.2- Yılda en az dört kez toplanarak, yürütülen çalışmaları MYK’ya sunmak ve onay almak, onay verilen işleri yürütmek. Düzenleme Alt Kurulu Kuruluş ve Görevleri Madde 11- DAK, Türkiye Psikiyatri Derneği Bilimsel Toplantılar Yönetmeliği’ne göre kurulmuş BTDK’nın beş alt kurulundan biridir. Bir başkan ve üyelerden oluşur. Madde 7.1’de tanımlanan ilk BTDK toplantısında diğer alt kurullarla birlikte oluşturulur. Madde 12- DAK düzenlemekle görevli olduğu bilimsel toplantılarla ilgili aşağıdaki görevleri yerine getirir. 12.1- Bilimsel toplantının düzenlenmesi işinin verileceği KDK seçimini “TPD Bilimsel Toplantıları Düzenleyecek Kongre Düzenleyici Kuruluşun Seçilmesi Hakkında Yönerge” doğrultusunda gerçekleştirmek. Gerektiğinde bu yönergenin değiştirilmesi için taslak hazırlamak ve BTDK-YK aracılığıyla MYK’ya sunmak. 12.2- Bilimsel toplantıların KDK ile yapılan sözleşme doğrultusunda gerçekleştirilmesini sağlamak. KDK’nin uygulamalarını izlemek, destekleyici kuruluşlarla yazılı anlaşma yapmak ve yapılan anlaşmaları izlemek, TPD tüzel metinlerine ve etik ilkelerine uygunluğunu sağlamak. 12.3- Destekleyici kuruluşların ilanlarının, toplantılar ile ilgili duyuruların, toplantı özet ve bildiri kitapları ile program kitapçıklarının, yaka kartları ve diğer toplantı belgelerinin, basılı gereçlerin ve toplantı çantasının seçimi ve hazırlanmasının BTDK-YK ile eşgüdümlü bir şekilde ve BTDK Yönetmeliği’ne göre yapılmasını sağlamak amacıyla KDK ve destekleyici kuruluşları yönlendirmek ve denetlemek. 12.4- Her bilimsel toplantı (UPK ve YT-BS) için en az iki duyuru yapılmasını; ilk duyurunun en geç 1 yıl önce, son duyurunun ise bilimsel toplantıya en geç 1 ay kala yapılmasını sağlamak. 12.5- Duyuruların ve bilimsel toplantı ile ilgili güncel değişmelerin derneğin internet sitesinde de yapılabilmesini sağlamak amacıyla site sorumlusunu her türlü değişiklikten en kısa surede haberdar etmek. 12.6- KDK’larının UPK ve YT-BS organizasyon sözleşmelerine ve TPD tüzüğü ve ilgili yönetmelik ve yönergelerine göre uygun davranmadıklarını saptandığında durumu önce BTDK başkanına ve gerekirse TPD başkanına bildirmek ve gerekli önlemlerin vakit geçirmeden alınmasını sağlamak. 12.7- Bilimsel toplantı günlerinde İSDS düzenlenmesi ile ilgili hazırlıkları yapmak, destekleyici kuruluşun önerisi ile konu ve konuşmacıları saptamak ve BTDK-YK’nın oluru ile kesinleştiğinde bilimsel toplantıda gerçekleşmesini sağlamak. 12.8.- Bilimsel toplantılarda, ruh sağlığı alanında çalışan sivil toplum kuruluşlarına tanıtım alanları ayrılmasına MYK tarafından karar verilmesi için gerekli ön hazırlıkları yapmak ve BTDK-YK aracılığıyla MYK’ya rapor halinde sunmak 12.9- Ticari kuruluşlara tanıtım yapmaları için verilen alanların ve İSDS ücretlerinin toplantı başlamadan en geç bir hafta önce TPD hesabına yatırılmasını sağlayacak önlemleri almak, gerekli izlemeyi yapmak. TPD BTDK-Bilimsel Program Alt Kurulu Kuruluş ve Görevleri: Madde 13- BPAK, Türkiye Psikiyatri Derneği Bilimsel Toplantılar Yönetmeliği’ne göre kurulmuş BTDK’nın beş alt kurulundan biridir. Bir başkan ve üyelerden oluşur. Madde 7.1’de tanımlanan ilk BTDK toplantısında diğer alt kurullarla birlikte oluşturulur. Madde 14- BPAK düzenlemekle görevli olduğu bilimsel toplantılarla ilgili aşağıdaki görevleri yerine getirir: 14.1- Bilimsel toplantıların ve İSDS’lerin bilimsel içeriklerinin bilimsel standartlarını yükseltmek ve yüksek tutmak için gerekli çalışmaları yapmak. 14.2- Bilimsel programı düzenlemek, bilimsel toplantının temasını belirlemek BTDK-YK aracılığıyla MYK onayına sunmak. 14.3- Gerektiğinde bilimsel toplantının program içeriğini geliştirmek ve güncellemek amacıyla anket düzenlemek. 14.4- Bilimsel program hazırlığında, kurs, panel, konferans, v.b.süre, biçim ve içeriklerini belirlemede bilimsel çalışma birimleri ile eşgüdümlü bir işbirliği yürütmek, işbirliğini geliştirmek. 14.5- Bilimsel toplantıda görevlendirilecek konuşmacıları saptayarak davet etmek, davetli konuşmacıların mali giderlerinin karşılanması konusunda destekleyici kuruluşla anlaşma yapmak. 14.6- Panel ve konferans önerilerinin ya da metinlerinin, poster ve sözel bildiri metinlerinin koşullarının ve başvuru ya da gönderilme kurallarının belirlenmesi ve kongre özet kitapçıkları ve/veya kongre kitaplarında yayınlanması konularında PSBAK ve ÖAK ile eşgüdümlü bir işbirliği yürütmek, işbirliğini geliştirmek. Poster ve Sözel Bildiri Alt Kurulu Kuruluş ve Görevleri Madde 15- PSBAK, Türkiye Psikiyatri Derneği Bilimsel Toplantılar Yönetmeliği’ne göre kurulmuş BTDK’nın beş alt kurulundan biridir. Bir başkan ve üyelerden oluşur. Madde 7.1’de tanımlanan ilk BTDK toplantısında diğer alt kurullarla birlikte oluşturulur. Madde 16- PSBAK, düzenlemekle görevli olduğu bilimsel toplantılarla ilgili aşağıdaki görevleri yerine getirir: 16.1- Poster ve sözel bildirilerin kongre düzenleme kuruluna gönderilmesi, sunum için kabul ilkeleri ve sunum şekilleri konusunda uluslararası kongrelerde yürürlükte olan uygulamaları izlemek ve mevcut alt kurul görev tanımlamalarını gereksinimleri değerlendirmek ve yerel koşulları göz önüne almak kaydı ile güncellemek. 16.2- Poster ve sözel bildiri özetlerinin söz konusu kongrelerin düzenleme kurulları ve bilimsel yazışma adreslerine gönderilme ilkelerini (özet alt başlıkları, sözcük sınırlamaları, anahtar sözcükler, kaynak kullanımı, gönderilme şekli vs) belirlemek, BTDK-YK’ya sunmak. Gerektiğinde değişiklik önerileri hazırlamak. 16.3- Poster ve sözel bildirilerin kongre düzenleme kuruluna gönderilmesi, sunum için kabul ilkeleri ve sunum şekilleri hakkındaki TPD üyelerinin görüş ve düşünceleri konusunda eğilimlerini saptamak üzere gerektiğinde anket düzenlemek ve bununla ilgili ara raporları BTDK-YK’ya sunmak. 16.4- Poster ve sözel bildirilerin içerik ve biçim yönünden sunum için kabul edilmeleri konusunda gerek duyulan hakemlik konusunda ve bildiri hakemliğinin kurumsallaşması konularında ilgili BÇB’ler ile işbirliği yapmak. 16.5- Poster ve sözel bildirilerin sunum koşulları (poster sunum saatleri, poster salonları) ile ilgili düzenlemeleri sağlamak ve TPD BTDK BPAK ile eşgüdümlü bir işbirliği yürütmek. 16.6- Poster ve sözel bildirilerin sunum ölçütlerini belirlemek (Posterler için poster ebatları, görsellikle ilgili ölçütler; sözel sunumlar için süre vs). 16.7- Poster ve sözel bildiri özetlerinin kongre kitapçığında yayınlanması ile ilgili ölçütleri (sözcük sayısı, yazım kuralları, yazı karakteri vs) belirlemek. 16.8- Poster ve sözel bildirilere ilişkin ödüllerin düzenlenmesi ve seçiminde TPD BTDK ÖAK ile birlikte çalışmak. 16.9- TPD bilimsel toplantılarına poster ya da sözel bildiri ile katılımın teşvik edilmesi ve katılımın önündeki engellerin kaldırılmasına yönelik çalışmalar yapmak. 16.10- Bildiri içeriklerinin bilimsel niteliğinin arttırılmasına yönelik çalışmalar yapmak. 16.13- Bildiri başvurularının internet ortamında yapılmasına yönelik düzenlemeler konusunda güncel gelişmeleri izlemek, gelişmelerin uygulanması için çalışmak ve uygulamaları denetlemek, bu konularda MYK’ya sunulacak raporu hazırlamak. TPD BTDK- Sosyal Program Alt Kurulu Kuruluş ve Görevleri Madde17- SPDAK, Türkiye Psikiyatri Derneği Bilimsel Toplantılar Yönetmeliği’ne göre kurulmuş BTDK’nın beş alt kurulundan biridir. Bir başkan ve üyelerden oluşur. Madde 7.1’de tanımlanan ilk BTDK toplantısında diğer alt kurullarla birlikte oluşturulur. Madde 18- SPDAK, düzenlemekle görevli olduğu bilimsel toplantılarla ilgili aşağıdaki görevleri yerine getirir: 18.1- Destekleyici kuruluşlarla kurulacak ilişkiler dahil, kongrelerin sosyal programlarıyla ilgili bütün düzenlemelerle ilgili etik kuralların ön taslaklarını oluşturmak, kongre sosyal programlarının etik ilkeler içinde hazırlanmasını sağlamak, denetlemek. 18.2- Daha önce gerçekleştirilen kongrelerin sosyal programlarından yola çıkarak TPD üyelerinin görüş ve düşünceleri konusunda sonraki kongrelerle ilgili eğilimleri saptamak üzere gerektiğinde anket düzenlemek ve bununla ilgili ara raporları BTDK toplantılarında sunmak. 18.3- Kongrelerin düzenlendiği yerin özelliklerine göre tarihi, turistik mekanların tanıtımına sosyal programlarda yer verilmesi sağlamak için ön çalışmalar yapmak. 18.4- Kongrelerin sosyal programına ilişkin tanıtıcı bilgileri içeren broşürlerin hazırlanmasını sağlamak 18.5- Her kongre bitiminde katılımcıların kongre sosyal programı ile ilgili geri bildirimlerini toplamak, sosyal programla ilgili, genel memnuniyet,katılım ve mali boyutların yer aldığı bir değerlendirme raporu hazırlamak. MYK’ya iletilmek üzere BTDK-YK’da sunmak. TPD BTDK-Ödül Alt Kurulu Kuruluş ve Görevleri: Madde 19- ÖAK, Türkiye Psikiyatri Derneği Bilimsel Toplantılar Yönetmeliği’ne göre kurulmuş BTDK’nın beş alt kurulundan biridir. Bir başkan ve üyelerden oluşur. Madde 7.1’de tanımlanan ilk BTDK toplantısında diğer alt kurullarla birlikte oluşturulur. Madde 20- ÖAK, düzenlemekle görevli olduğu bilimsel toplantılarla ilgili aşağıdaki görevleri yerine getirir: 20.1- Türkiye’de psikiyatri alanında yapılan araştırmaların desteklenmesi amacıyla TPD toplantılarında (UPK, YT-BS, APG) verilecek ödülleri, TPD Ödül Yönergesi ile uyumlu olacak şekilde belirlemek ve düzenlemek. 20.2-. TPD Ödül Yönergesinde –zaman içinde ve değişen koşullara bağlı olarak- yapılacak/yapılması gereken değişiklik ve uyarlamaları saptayarak BTDK’na sunmak. Bu konuda alınan kararları BTDK-YK ve MYK’nun onayına sunmak. 20.3- Poster bildirilere ilişkin ödüllerin düzenlenmesi ve seçiminde PSBAK ile birlikte çalışmak. 20.4- Belirlenen her bir ödül için:
20.5- Özel Alan Ödüllerini belirlemek ve düzenlemek:
20.6- Ödül süreçleri ile ilgili her türlü yazışmayı TPD genel merkez sekreterliği ile işbirliği içinde yürütmek. Yürütme ve Yürürlük Madde 21- Bu yönergeyi yürütmekle MYK yetkilidir. Madde 22- Bu yönerge MYK tarafından kararlaştırıldığı 21 Temmuz 2007 tarihinden itibaren yürürlüğe girer.